Bệnh viện Nhi Đồng Thành Phố, nhu cầu được cung cấp ngay các biểu mẫu cần thiết khi thực hiện quy trình hành chính như đăng ký nghỉ phép, cấp thẻ nhân viên, xin phép đi nước ngoài, xin xác nhận quá trình hành nghề, công tác,… là rất cần thiết.
Để đáp ứng nhu cầu này và cải thiện hiệu quả làm việc, phòng Tổ chức Cán bộ đã nhận thấy nhu cầu thiết lập kênh hỗ trợ chính thức và dễ dàng tiếp cận. Kênh Zalo Official được lựa chọn vì tính năng phổ biến, dễ sử dụng và khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác.
Tên sáng kiến: Trợ lý ảo FAST – Kênh Zalo chính thức của phòng Tổ chức cán bộ hỗ trợ nhân viên và ứng viên Bệnh viện Nhi Đồng Thành Phố.
Trợ lý ảo FAST được xây dựng với các đặc điểm sau:
Phản hồi tự động: Xây dựng các kịch bản trả lời tự động theo từng công tác của phòng TCCB để gửi phản hồi nhanh chóng cho nhân viên và ứng viên khi họ yêu cầu thông tin hoặc tải mẫu đơn.
Cung cấp thông tin: Xây dựng thanh menu ứng viên truy cập tìm hiểu thông tin về Bệnh viện, ứng viên được kết nối đến website chính thức của Bệnh viện,
Tiếp nhận thắc mắc: Nhân viên đặt câu hỏi trực tiếp đến phòng TCCB, thông tin được điều hướng đến admin là văn thư phòng TCCB tiếp nhận và xử lý.
Giao diện Trợ lý ảo FAST
Nhiệm vụ trợ lý ảo FAST
Với những ưu điểm trên, trợ lý ảo FAST thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau:
HỖ TRỢ NHÂN VIÊN
- Đi nước ngoài: Hướng dẫn quy trình và cung cấp các mẫu đơn cho các mục đích đi du lịch, thăm thân nhân, học tập, và tham dự hội nghị, hội thảo nước ngoài.
- Cấp thẻ nhân viên: Hướng dẫn và cung cấp form nhân viên gửi thông tin đề nghị cấp mới, cấp lại, in lại thẻ nhân viên.
- Xác nhận quá trình công tác/hành nghề: Cung cấp form nhân viên gửi đề nghị xác nhận quá trình công tác, quá trình hành nghề tại BV phục vụ bổ sung hồ sơ cá nhân.
- Gửi câu hỏi thắc mắc: Nhân viên đặt câu hỏi trực tiếp đến phòng TCCB, thông tin được điều hướng đến admin là văn thư phòng TCCB tiếp nhận và xử lý.
- Cấp thẻ nhân viên:
- Xác nhận quá trình công tác, hành nghề:
Trợ lý ảo FAST – Kênh Zalo chính thức của Phòng Tổ chức cán bộ, Bệnh viện Nhi Đồng Thành Phố, mang lại nhiều lợi ích không chỉ cho nội bộ nhân viên mà còn cho các ứng viên bên ngoài.
HỖ TRỢ ỨNG VIÊN 
- Thông tin tuyển dụng:
– Vị trí hiện đang tuyển
– Chính sách tuyển dụng
– Cách thức nộp hồ sơ
- Giới thiệu về Bệnh viện: ứng viên được kết nối đến website chính thức của Bệnh viện.
Hiện Phòng Tổ chức Cán bộ đã phát hành flyer đến tất cả khoa/phòng để, nhân viên truy cập vào zalo phòng Tổ chức cán bộ qua QR code.
Phạm vi ảnh hưởng
Đối với nhân viên Bệnh viện, kênh Zalo giúp cải thiện quy trình xử lý công việc hành chính liên quan đến phòng Tổ chức cán bộ. Nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận và tải về các biểu mẫu cần thiết cho những yêu cầu phổ biến như nghỉ phép, cấp thẻ nhân viên, xin phép đi nước ngoài hay xác nhận quá trình công tác. Nhờ vào tính linh hoạt, hệ thống phản hồi tự động và khả năng cung cấp thông tin kịp thời, nhân viên sẽ tiết kiệm được thời gian, hạn chế nhầm lẫn trong quy trình thực hiện, từ đó nâng cao hiệu quả công việc. Việc giải quyết các thắc mắc về công tác tổ chức cán bộ cũng được đơn giản hóa, đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt nhanh chóng, chính xác và chính thống.
Đối với ứng viên đang quan tâm đến Bệnh viện, kênh Zalo FAST cung cấp thông tin mới nhất về các vị trí tuyển dụng, chính sách và quy trình nộp hồ sơ. Ứng viên có thể dễ dàng tìm hiểu và kết nối với thông tin tuyển dụng của Bệnh viện, giúp tăng cường khả năng tiếp cận và thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao. Hơn nữa, kênh còn đóng vai trò là cầu nối giữa ứng viên và website chính thức của Bệnh viện, giúp họ hiểu thêm về môi trường làm việc cũng như các cơ hội phát triển sự nghiệp tại đây.
Về tổng thể, sáng kiến này góp phần thúc đẩy sự minh bạch và chuyên nghiệp trong công tác hành chính, không chỉ tối ưu hóa quy trình nội bộ mà còn tạo sự thuận lợi cho ứng viên bên ngoài.
Phương hướng triển khai áp dụng
Tiếp tục xây dựng các kịch bản trả lời tự động, hướng dẫn nhân viên về các công tác còn lại của phòng Tổ chức cán bộ: 
- Chế độ chính sách
- Lương, BHXH
- Đào tạo
- Thi đua khen thưởng
- …
=> Liên kết với dữ liệu nhân sự để nhân viên tự động hoàn thành các mẫu đơn.
Trợ lý ảo FAST đã ra đời như một giải pháp hiệu quả cho phòng Tổ chức Cán bộ tại Bệnh viện Nhi Đồng Thành Phố, giúp cải thiện quy trình hành chính và tạo điều kiện thuận lợi cho ứng viên tìm kiếm việc làm. Với tính năng phản hồi tự động và cung cấp thông tin nhanh chóng, kênh Zalo không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính mà còn thúc đẩy sự minh bạch và chuyên nghiệp. Hướng tới việc mở rộng kịch bản trả lời và liên kết với dữ liệu nhân sự, FAST hứa hẹn sẽ tiếp tục mang lại giá trị cho nhân viên và ứng viên, góp phần nâng cao hiệu quả công tác Tổ chức Cán bộ tại bệnh viện trong tương lai.
BỆNH VIỆN NHI ĐỒNG THÀNH PHỐ
Địa chỉ: Số 15 Đường Võ Trần Chí, Tân Kiên, Bình Chánh, Hồ Chí Minh
Hotline: 1900 1217
Fanpage: https://www.facebook.com/BVNDTP/
Website: https://bvndtp.org.vn/
Tiktok: https://www.tiktok.com/@bvnhidongthanhpho
